【必見】バーチャルオフィスの受付は非常に大事!

【必見】バーチャルオフィスの受付は非常に大事!

この記事ではバーチャルオフィスの受付が実は非常に重要になってくる事について解説をしていきます!

【バーチャルオフィスは受付がとても重要】

バーチャルオフィスの基本的なサービスをまずはおさらいをしておきましょう!

『実際に働くスペースを確保することなく、法人登記などの為に住所を利用する』

この利用方法をされる方が実際に多いのではないでしょうか?近年はIT技術の発達によりビジネスを遂行するのが比較的容易になってきていますよね。様々なITツールを使う事に慣れている方であれば、バーチャルオフィスというのは非常に便利な存在になっています!

しかし実際に事業を進めていくと、100%全てを家にいながら完結させられるわけではありませんよね。

例えばどんな場面で人と会う必要が出てきそうでしょうか?

・重要な取引先と顔を合わせての打ち合わせ

・法人口座開設時に銀行の担当者との面談

・名刺を訪ねて人がいきなりやってくる

上記のようなことが起こるので、バーチャルオフィスの法人登記地を普段利用しなくても、その場所がいらないかと言うとそうではないのが実態なんです!

つまり、バーチャルオフィスの受付=あなたの会社の顔になってきます。その受付がしっかりしていればしているほど印象アップに繋がりますので、重視するに越したことはありません。

・名刺の住所を辿っても着かない

・受付が雑でスタッフも常駐していない

このような状態の受付のバーチャルオフィスを利用しても、売り上げがついてくるイメージも正直湧いてきませんよね。

【バーチャルオフィスの受付について確認すべき比較ポイント】

そもそも受付があるのか?

受付が無いと1点致命的な部分があります。法人口座開設に不利になってしまう可能性が高まるということです。

銀行の担当者は必ずといっていいほど開設時にはオフィスの現地確認をします。その際受付がなかったら、

『このオフィスでは取引先と適切なコミュニケーションが出来ないんじゃないか?』

と思われてしまっても仕方がないでしょう。

また、本業でバーチャルオフィスサービスを提供していない会社の場合、受付があったとしても場所が分かりにくいオフィスも存在するのでそういったことも頭の方隅に入れておいて頂けると幸いです。

受付スタッフがいるか?

受付にスタッフがいるかいないかも見ておきましょう。

例えば遅刻をしてしまったとして、その際にオフィスにスタッフさんがいるのといないのでは全然違います。そういった場合に間を繋いでくれる方がいるだけで来客された方の印象は維持出来るものですよね。

女性はこういった所に注意!

スタッフがいないバーチャルオフィスだとセキュリティーの問題が出てきてしまいます。

例えば中が見えない会議室だった場合、男性の方と1対1で会うのには心理的に抵抗がある方が多いのではないでしょうか?

そのような意味でもスタッフがいることは重要性を増してきますよね。

【ゲストとコミュニケーションできる仕組みのある受付であること】

『バーチャルオフィスを利用しても職種上あまり来客は予想されないので、受付は別に重視しなくても、、』と思っている方も多いのでは?

しかし実際は以下のパターンで来客があります。

・飛び込み営業

・信用調査会社

・取引先

オフィスのオプションとして、例えば都度取り次ぎをしてくれるサービスがあったとしても、その金額がかさんでしまってはもったいないです。

上記のような手段を使わなくてもゲストとコミュニケーションを取れるサービスがあるかどうかをチェックしましょう!

【郵便物の受け取り体制はどうなっているか?】

バーチャルオフィスに郵便物が届いた際にどういった扱われ方をするのかもしっかり確認をしておきましょう!

→サインを必要とするもの、宅配便、簡易書留、本人限定郵便

受け取って貰えない場合はどうすれば良いのかも聞けると良いですね。本人限定郵便は重要なものが多いですから、どのような扱いになりそうかチェックしましょう!

【受付のイメージはどうか?】

受付全体の雰囲気についても考えてみたいと思います。

バーチャルオフィスの受付=あなたの会社の顔となるのはわかって頂けることと思います。つまり雰囲気が与える影響は非常に重要です!

まず、以下を確認してみましょう。

・人の動きのあるオフィスであるか?

→バーチャルオフィス専業のオフィスの場合、人の出入りが極端に少なく活気もなく寂しさを感じる場面があります。しかしシェアオフィス・コワーキングスペースが併設していれば活気があるので雰囲気が良いことが多いです。

事業を営んでいればこんな質問をされることがあるかもしれません。

「なぜここのバーチャルオフィスを選んだんですか?」

そんな時には、活気のあるオフィスを求めて共同オフィスの形態にしましたと切り返せば懸念もなくなり、問題もないかと思われます。また、

・オフィスの入っているビルの雰囲気

ここもチェックしておきましょう。それがマンションのようなところなのか、オフィスビルに入っているのかでも大きく印象は違いますよね。

実際のオフィスを見てみるのも非常に大事です。自分が契約するオフィスは上記のような観点からしっかり見ておきましょう!